Az Így használd fel jól az időd írásomra több olyan észrevételt kaptam, hogy túl hosszú, nehézkes és kimerítő egy hajtós nap után. Figyelve a visszajelzésekre, készítettem a posztból egy rövidített, a reggeli kávé melletti gyors útmutatót.

Mi a problémánk? – A mit kérdése
Hiányzik az életünkből egy működő rendszer, amely hatékonyabbá tenne minket és a munkánkat. David Allen kitalált erre egy módszert 30 éve, ez a GTD (Getting things done)

Miért frusztrálnak minket a dolgok? – A miért kérdése 
Mert nem tisztáztuk pontosan, hogy mit szeretnénk elérni. Mert nem döntöttük el, hogy mi a következő lépés a kívánt eredmény eléréséhez. És mert nem készítettünk emlékeztetőket a következő lépésről egy megbízható rendszerben.

Így kellene csinálni – A hogyanok
A munkafolyamat-irányításnak van öt egyszerű lépése:
1. Rögzítés -> Gyűjtsd össze és írd le mindazt, ami foglalkoztat.
2. Tisztázás -> Minden leírt feladat kapcsán kérdezd meg a következőt magadtól: Van-e vele teendő? Ha nincs, akkor vagy a kukába megy, vagy elteszed egy tároló mappába, vagy referenciaként. Ha igen, akkor meg kell határoznod a következő lépést vele kapcsolatban.
3. Rendszerezés -> Ez a lépés azt jelenti, hogy sok különböző listát készítünk a következő lépésekről. Az alapcsomag 3-4 lista. Létrehozunk egy projektlistát, egy következő tennivalók listáját, egy választ várok listát.
4. Reflektálás -> Semmit nem ér a rendszer, ha nem tartjuk karban, kell a heti áttekintés: csinálj magadnak időt péntek kora délután és nézz át mindent.
5. Cselekvés -> Amint megvagy ezekkel, kezdj el cselekedni. Vedd figyelembe ezeket: hol vagy, mennyi időd és energiád van? Ezek alapján nézd meg az aktuális listát és használd fel jól az időd.

A munkafolyamat-ábra
A GTD módszer egy egyszerű munkafolyamat-ábrával dolgozik. Eszerint minden leírt dolog belekerül a gyűjtőkosárba vagy más néven bejövő irattartóba. Ezután kérdezzük meg magunktól, hogy mi is az a dolog, ami elénk került. Mi is ez egyáltalán?

(Kép forrása: David Allen, Intézz el mindent című könyvéből)

Ha ez meg van, kérdezzük meg magunkat, hogy van-e ezzel valami konkrét tennivalónk? Amennyiben nincs, 3 út áll előttünk:

- kukába dobjuk.
- betesszük egy tárolandó mappába, ami azt jelenti, hogy megtartjuk az anyagot, hogy később átnézhessük.
- betesszük egy referenciamappába, itt pedig kereshető lesz később.

Nézzük meg, hogy mi van, ha van vele konkrét tennivalónk:
Meg kell fogalmaznunk a következő lépést. Ha ez a konkrét következő lépés két percnél kevesebb időt vesz igénybe, akkor végezzük el.
Ha ez a feladat két percnél több időt vesz igénybe, akkor vizsgáljuk meg, hogy egyáltalán nekünk kell-e elvégezni? Ha nem, akkor delegáljuk. Miután ledelegáltuk a feladatot, feladatleírással és dátummal kerüljön fel a "várok rá" listára.
Ha nem tudjuk delegálni, akkor nekünk kell elvégeznünk.Itt két út áll előttünk. Vagy beírjuk a naptárba és elhalasztjuk egy adott időpontra, vagy pedig felírjuk a következő tennivalók listájára és megcsináljuk, amint tudjuk.

Mire lesz ehhez szükségünk? – Listák és azonnal bevethető trükkök:
Projektlista:
Minden olyan feladat, ami többől lépésből áll és egy éven belül elkészül, azt projektnek számít. Az összes projektünket fel kell vinni egy listára, hogy egyben lássuk őket. És utána mindegyikhez hozzá kell rendelni a konkrét következő lépést.

Következő tennivalók listája:
Azok kerülnek erre a listára, amelyek több időt igényelnek 2 percnél és nem delegálhatjuk őket: nekünk kell elvégeznünk, amint tudjuk.

"Választ várok" lista:
Minden feladat, amit más csinál, és nekünk várnunk kell rá, kerüljön fel a "választ várok" listára. Írjuk még mellé, hogy kinek adtuk ki a feladatot és mikor. 

Határidőnapló:
A határidőnaplóba vagy naptárba csak a dátumhoz köthető, adott napon elvégzendő dolgok kerüljenek, például: szerdán 3 órakor megbeszélés Istvánnal. A naptár a legfontosabb lista, mert meghatározza a stabil pontokat, e köré szervezzük a napunkat.

Kétperces szabály:
Ami 2 percnél kevesebb időt vesz el az életünkből, azt nyomban gondolkodás nélkül el kell végezni és meg kell csinálni.

A következő lépés meghatározása:
Az összes feladatot lebontani az utolsó konkrét lépésig. Ha vacsorát szervezünk, akkor a következő lépés, hogy kitűzzük a dátumot. Ha meg van, a következő lépés, hogy asztalt foglaljunk. És így tovább.

Heti áttekintés:
Csinálj magadnak időt hetente egyszer és nézz át mindent. Minden héten.

Összefoglalva: ürítsünk ki minden a fejünkből és írjuk le. Emellett használjuk David Allen munkafolyamat-ábráját és a listáinkat (következő tennivalók listája a konkrét következő lépésekkel, egy választ várok listánk és egy projektlistánk) valamint a meghatározott elvek mentén működő határidőnaplónkat. Ehhez hozzájönnek még az apró trükkök (2 perces szabály és heti áttekintés). Ezzel már el lehet indulni.

Ha tetszett az írás és szeretnéd, hogy mások is könnyebben boldoguljanak az időhatékonysággal, oszd meg a cikket és lájkold a Pszichológia Light facebook oldalát.